Ervaringen multidisciplinair team IIT (kernteam)
GBI levert straks bouwbare ontwerpen voor gemeentelijke basisprocessen inkomen op. Per basisproces werkt een multidisciplinaire team hier aan in het ‘voortbrengingsproces’. Marthijs, Jill, Debbie, Zita en Henriette doen hieronder verslag van hun ervaringen in het multidisciplinair team dat werkt aan de Individuele Inkomenstoeslag (IIT).
De toeslag geeft mensen die langere tijd op een minimumniveau moeten rondkomen een aanvulling voor bijvoorbeeld vervangingsuitgaven. Het is een landelijke regeling met gemeentelijke beleidsvrijheid.
Werkwijze
Het multidisciplinair team IIT is in december 2019 voor het eerst bij elkaar gekomen.
Het team bestaat uit inhoudsdeskundigen IIT, bedrijfs- en informatiearchitecten en business-analisten. Het streven was om 6 inhoudsdeskundigen in het team te hebben, dat is helaas niet gelukt. We doen het nu met 5 inhoudsdeskundigen 1 uit Lelystad, 1 uit Den Bosch, 2 uit Nijmegen en 1 uit Enschede. De bijeenkomsten vinden plaats onder regievoering van de architect van bureau GBI.
Voor de Coronatijd kwamen we tweewekelijks fysiek bij elkaar in Utrecht. Al snel is toen besloten om de groep te splitsen in twee subgroepen, om slagvaardiger te kunnen werken. De resultaten van beide subgroepen bespreken we gezamenlijk. In de Coronatijd werken we wekelijks digitaal door met het gehele team. De ervaring leert inmiddels dat deze bijeenkomsten prima digitaal kunnen plaatsvinden. De bijeenkomsten via ZOOM verlopen gestructureerd en efficiënt.
We werken in sprints en bespreken de resultaten van alle multidisciplinaire teams en werkgroepen in 6-wekelijkse sprintreviews. Inmiddels zijn we in 2020 3 sprintreviews verder en zijn een aantal bedrijfsservices, de use cases en de werkprocessen besproken en doorgenomen.
De bijeenkomsten worden zorgvuldig voorbereid en alle stukken van ons multidisciplinair team en de sprintreviews zijn terug te vinden op het platform samenbeter. Hierdoor lopen de bijeenkomsten efficiënt en is er vertrouwen in het uiteindelijke resultaat.
Samenwerken
Het blijkt niet altijd makkelijk om elkaar goed te begrijpen. De gebruikte terminologieën tussen de inhoudsdeskundigen en de architecten is erg verschillend. Vrij snel hebben we hierin een goede samenwerking gevonden: de inhoudsdeskundigen geven de werkwijze aan en de architecten vertalen dit verder. We moeten hier wel alert op blijven en steeds toetsen of we elkaar goed blijven begrijpen.
In de sprintreviews wordt, om het begrijpelijk te houden, niet te veel ingegaan op de architectuur.
Uitdaging was ook om een goede afbakening te vinden van onze opdracht. We zijn steeds uitgegaan van het gewenste resultaat en hebben onderzocht wat nodig is aan input en output voor het vaststellen van de bedrijfsservices. Bij de totstandkoming van de use cases is zorgvuldig stilgestaan bij de juiste definiëring, de pre- en post condities en de verschillende scenario’s.
Voor de inhoudsdeskundigen zijn steeds de wettelijke regels het uitgangspunt om daarna te kijken waar de gemeentelijke beleidsmatige of uitvoerende verschillen zitten. Daarnaast wordt steeds rekening gehouden met de informatie zoals opgehaald in de twee fieldlabs. De architecten zijn goed in staat om scherp door te vragen zodat zij een juiste vertaling kunnen maken.
Photo on Foter.com + Photo by clement127 on Foter.com / CC BY-NC-ND